Whistleblowing -ilmoituskanava

Whistleblowing- ilmoitusmenettelyä koskevat ohjeet SOL-yhtiöiden työntekijöille ja

yhteistyökumppaneille

Johdanto

SOLissa tavoitteemme ja toimintatapamme on kehittää liiketoimintaa avoimesti ja eettisesti kestävällä tavalla. Asiakkaat ja työntekijämme ovat tärkein tietolähteemme. On tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään mahdollisesta väärinkäytöksestä, joka ei ole SOLin hyvän liiketavan periaatteiden, arvojen tai ohjeistusten mukaista. Näin saamme mahdollisuuden korjata, estää tai oikaista kaikki epäasiallisuudet ja väärinkäytökset.

Rohkaisemme työntekijöitä aina ensisijaisesti ottamaan yhteyttä omaan esimieheen. Uuden Whistleblowing-ilmoituskanavan kautta annamme mahdollisuuden kertoa epäilyistä väärinkäytöksistä jatkossa myös nimettömänä.

Whistleblowing-ilmoituskanava on SOL:n työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden käytössä oleva ennakkovaroitusjärjestelmä, jolla pyrimme pienentämään yhtiöön kohdistuvia riskejä. Työkalun avulla edistämme liiketoimintaperiaatteidemme noudattamista ja säilytämme asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta SOLiin. Ilmoituksen voi tehdä avoimesti omalla nimellä tai nimettömänä.

Näiden ohjeiden tarkoituksena on kuvata, kuinka SOLin työntekijät ja yhteistyökumppanit voivat ilmaista huolensa tai epäilynsä jostakin, mikä rikkoo hyvän liiketavan mukaisia periaatteita, arvojamme tai ohjeistuksiamme, ja millä voi olla vakavia seurauksia SOLille, asiakkaille, kumppaneille tai yksittäiselle henkilölle.

Milloin on tarve turvautua ilmoitukseen

Ilmoituksen tekijän tulee olla vakuuttunut ilmoituksensa faktojen todenperäisyydestä ja toimia aina rehellisesti ja vilpittömin mielin. Syytöksiä ei pidä esittää vahingoittamistarkoituksessa eikä silloin kun tietää ne perättömiksi.

Toivomme, että ilmoituksen tekijä tiedottaa epäilystään ensisijaisesti omalla nimellä. Halutessaan ilmoituksen epäilystä voi jättää myös nimettömänä. Ilmoituksen tekijään ei saa kohdistaa mitään vastatoimia.

Ilmoitusten käsittely

Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti SOL:n lakiasiainyksikön ja Aurinkovoimalan valtuutettujen henkilöiden toimesta. Tarvittaessa valtuutetut henkilöt voivat pyytää luottamuksellisesti tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Henkilöt, joita epäilykset koskevat tai joihin ne liittyvät, eivät saa tehtyjä ilmoituksia tietoonsa. Kukaan tutkintaa suorittavista ei saa pyrkiä selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä millään tavoin

Ilmoituksen tekijän suojelu

Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys pidetään salassa koko prosessin ajan eikä sitä paljasteta ilmoituksessa nimetylle henkilölle eikä muille henkilöille. Ilmoituksen tekijään ei kohdisteta mitään vastatoimia.

Ilmoituksessa mainitun henkilön suojelu ja hänen tiedonsaantioikeutensa

Ilmoituksessa kerättyä tietoa käsitellään luottamuksellisesti ja siihen sovelletaan asianmukaista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

Tietojen poistaminen

Rekisterin henkilötietoja säilytetään luottamuksellisina. SOL säilyttää tietoja niin kauan kun niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt sähköpostitse: tietosuoja-asetus@sol.fi